Per riuscire a fare tutto ciò, è molto importante poter acquistare anche tutto il materiale necessario da utilizzare con i propri collaboratori, ma nel fare ciò, bisogna sempre valutare attentamente la convenienza e l’utilità nell’acquisto di determinati materiali o di alcuni strumenti per lavorare in ufficio.
Prima di tutto, è quindi importante preoccuparsi di stabilire quali siano le reali necessità alle quali offrire una risposta durante il lavoro quotidiano in ufficio: siete soliti gestire della corrispondenza in forma tradizionale, perché firmate documenti e contratti alla vecchia maniera?
Oppure, potreste fare a meno di acquistare delle forbici, taglierini, nastri o via discorrendo, proprio perché in realtà nel vostro ufficio non ricevete così tanto materiale cartaceo, o viceversa non ne spedite così tanto, allora potreste anche fare a meno di spendere dei soldi per acquistare qualche cosa di poco utile.
La cancelleria, infatti, ha sicuramente una sua utilità ed una praticità in tanti contesti, ma in altri, potrebbe per contro rivelarsi unicamente una fonte di costi e di sprechi, magari perché poi le persone non fanno uso di quanto acquistato e, quindi, i materiali diventano oggetti ingombranti ed inutili.
D’altro canto, un’azienda moderna ed efficiente non potrebbe però non avere a disposizione penne, pennarelli, un paio di forbici, un perforatore e via discorrendo, proprio perché questi oggetti di uso comune, non possono essere assenti in un ambiente di lavoro dove corrispondenza e pacchi non mancano.
In conclusione, equilibrare gli acquisti della cancelleria con le necessità reali, è il segreto per avere un ufficio perfettamente funzionante ed economico.